Нет выбранных групп
Кейс: Автоматизация поручений
СЭД Task2B предоставляет широкие возможности для автоматизации различных бизнес-кейсов, оптимизирующих работу Вашей компании. Примеры программных решений/продуктов на базе СЭД Task2B представлены в разделе: https://Task2B.ru/Case.
Назначение программного решения "Автоматизация поручений"
- Выдача поручений
- Контроль исполнения
- Обсуждения
- Иерархия поручений
- Автоматизация нерегламентированных (произвольных) бизнес-процессов
| |
Имя: Task2B:Поручения, презентация в PowerPoint (pps) Вес: 4422 Kb Скачать |
Стоимость/цена внедрения решения "Автоматизация поручений" онлайн СЭД Task2B представлена в прайс-листе
А зачем автоматизировать?
Коэффициенты эффективности СЭД системы
- КПД сотрудников увеличивается 15%
- Отклонение фактических сроков исполнения от плановых уменьшается 30%
- Количество ошибок сотрудников уменьшается 30%
- Уменьшается количество «потерянных» поручений
- Увеличивается скорость поиска информации/документов
- Увеличивается эффективность коммуникаций сотрудников
- Увеличивается прозрачность нерегламентированных процессов (процессы, не описанные в инструкциях), их состояния
Описание кейса: "Автоматизация поручений"
Рассмотрим пример бизнес-кейса для автоматизации:
"Директор ставит задачу руководителю отдела продаж по увеличению объема продаж товара на 10% в 4 квартале. Руководитель отдела продаж предполагает выполнить поручение директора с помощью разработки нового каталога продукции и рассылки его клиентам. Руководитель отдела продаж ставит задачу отделу рекламы по созданию, печати нового каталога. После получения каталогов руководитель отдела продаж ставит задачу секретарю по отправке материалов клиентам. По результатам работы в 4 квартале руководитель отдела продаж отчитывается перед директором."
"Директор ставит задачу руководителю отдела продаж по увеличению объема продаж товара на 10% в 4 квартале. Руководитель отдела продаж предполагает выполнить поручение директора с помощью разработки нового каталога продукции и рассылки его клиентам. Руководитель отдела продаж ставит задачу отделу рекламы по созданию, печати нового каталога. После получения каталогов руководитель отдела продаж ставит задачу секретарю по отправке материалов клиентам. По результатам работы в 4 квартале руководитель отдела продаж отчитывается перед директором."
Постановка задачи в онлайн СЭД Task2B
Директор Евгений добавил поручение о необходимости увеличения объема продаж в 4 квартале. На слайде отображено, как видит задачу отдел продаж, и даны пояснения по особо интересным моментам.
Обсуждение задачи и ECM система Task2B
Руководитель отдела продаж обсуждает с Евгением стратегию увеличения объема продаж, демонстрируются возможности системы. Все сообщения «прикрепляются» к задаче «Увеличить объем продаж в 4 квартале».
Планирование дел/задач и органайзер в СЭД системе
Руководитель отдела продаж планирует задачу «Увеличить объем продаж в 4 квартале» в своем органайзере. Информация доступна как руководителю отдела продаж, так и директору.
Создание подчиненных поручений в онлайн сервисе Task2B
Руководитель отдела продаж на основании поручения «Увеличить объемы продаж в 4 квартале» создает подчиненные поручения, например, «Разработать новые каталоги» для отдела рекламы.
Подчиненные задачи исполняются назначенными исполнителями. В результате пользователю доступна «Структура подчиненности» поручений со статусами.
Пример приемки выполненных работ в системе
Отдел рекламы разработал каталог, приложил его в качестве отчета по поручению. Отдел продаж проверил работу и обнаружил ошибку: нет новых товаров, отправил отчет на доработку, параллельно поставил задачу на проведение фотосъемки. После доработки каталога и его проверки отдел продаж принял выполненную работу
Список поручений в ECM Task2B
На слайде мы видим список всех поручений в группе «Моя компания», сгруппированных по крайнему сроку, видна иерархия задач, действия, доступные пользователю. Пользователь может оценить общий объем задач, сколько просрочено или сколько на исполнении.
Онлайн контрольная панель в СЭД программе
Контрольная панель отображает только те задачи, которые ожидают моей реакции. Например, я должен принять работу по задаче «Поручение: Разослать каталоги», или должен опубликовать отчет по задаче «Поручение: Увеличить объем продаж в 4 квартале».
Добавление поручения в программе
Онлайн СЭД система для PDA: iPhone, Android, iPad …
Интерфейс системы электронного документооборота
Дополнительно в онлайн СЭД сервисе Task2B
- Каталогизация поручений, подсветка цветом рубрики
- Назначение нормативов на выполнение поручений в зависимости от рубрики, внедрение SLA
- Предоставление внешнего доступа к объекту системы (чтение/обсуждение), без регистрации
- Поддерживается версионность задач, файлов
- Лицензия на конфигуратор предоставляет массу возможностей настройки системы под свои требования (поля форм, фильтры, схемы маршрутов, …)
Преимущества сервиса Task2B.ru
- Легкость и доступность системы в работе
- Возможность доступа к информации 24х7 через Internet с любой точки мира через любой web-браузер (Chrome, IE, Mozilla, Opera, Safari)
- Специальный интерфейс для PDA (телефоны, смартфоны, iPhone)
- Ежедневное архивирование информации, хранение на сервере портала
- Возможность выделения отдельного домена для Вашей компании
- Возможность хранения данных, файлов на серверах Заказчика
- Возможность доработки сервиса программистами портала под нужды Заказчика